Новости
Вопрос-Ответ
Как выбрать компанию для проведения мероприятия?
Читать всё
Отзывы

Екатерина Стариченко, отдел маркетинга «Атомстройкомплекс», Каннские львы

Спасибо за львов! Это пожалуй, один из немногих случаев, когда мы целенаправленно идем смотреть рекламу, которая в повседневной жизни раздражает уже по факту своего существования. Спасибо организаторам, что им удается сделать из этого настоящее событие. Красиво и оригинально, дает повод улыбнуться и задуматься, и в принципе по-другому посмотреть на мир - ничего обычным не бывает, просто мы в рутине об этом забываем. Уральские криэйторы по мастерству не уступают. Будем ждать их на следующих львах

 

Читать всё
Задать вопрос

Важные моменты в подготовке и организации делового мероприятия

Каждый руководитель компании или собственник бизнеса думает о продвижении своей фирмы. И когда речь идет о b2b компаниях, то зачастую обычные инструменты, как социальные сети, печатные издания, реклама в интернете, не приносят желаемых результатов. Лучше всего в этой сфере зарекомендовали себя различные мероприятия: семинары, выставки, бизнес - завтраки, конференции, «круглые столы», презентации – все это позволяет обратиться к своей целевой аудитории, к партнерам, клиентам и поговорить лицом к лицу. Специальные мероприятия всё чаще используются для достижения маркетинговых задач, привлечения внимания СМИ, или создания хорошей репутации компании или руководителя.

Но, как бы ни был хорош такой инструмент продвижения как мероприятие, при его подготовке приходится учитывать множество подводных камней, которые незаметны взгляду неискушенного зрителя. 80% успеха вашего мероприятия зависит от тщательной подготовки. Поэтому обращайтесь к профессионалам, ниже, мы рассмотрим некоторые из ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание.

Как и во всех процессах вашего бизнеса, прежде всего, думайте о клиенте.

Даже если вы организуете мероприятия для своих коллег, все равно воспринимайте их как клиентов и позаботьтесь об их удобстве. Это самое важное в организации мероприятия. Все этапы мероприятия рассмотрите с позиции клиента. Удобно ли мне добраться, не холодно ли мне в зале, есть ли мне на чем писать и т.д.

4

Записывайте всё.

 Перед тем как начинать рекомендуем вам все записать, и выяснить ключевые моменты у своего руководства. Распишите концепцию вашего мероприятия, выберите даты, определите количество участников, отсмотрите места проведения и выберите наиболее подходящее под вас. Записывайте все контакты, все стоимости и все договоренности. Пропишите кто за какой блок ответственен, чтобы было с кого спросить, потому что в процессе подготовки вы не сможете контролировать все процессы самостоятельно.

Задавайте вопросы.

В организации мероприятии нет мелочей и важно уточнять все. Задавайте вопросы если вам что-то не понятно и не переживайте, что о вас подумают. Человек, не организовавший ни одного мероприятия, может быть вас и не поймет и  подумает, что вы очень настойчивы и требовательны. Любой event-специалист скажет вам, что проще изначально задавать вопросы, пусть даже и «глупые», и решить все на берегу, чем потом будет неразбериха и вопросы во время мероприятия на глазах участников. 

Именитые спикеры.

При выборе спикеров или артистов запрашивайте видео с их выступлений, или посетите мероприятия с их участием. Тогда у вас будет понимание, на каком уровне их ораторские и профессиональные способности. Аудитория любит известные компании, и чаще люди приходят на тех, кого знают, поэтому привлечение известных личностей и компаний поможет и с освещением вашего мероприятия и со сбором участников.

2

Проверяйте все.

За неделю мероприятия проверяйте и уточняйте, все ли помнят о вас, всё ли привезут в срок, всё ли будет установлено и т.д. Составьте список того, что необходимо проверить, подготовить и взять с собой, это очень сэкономит ваше время и нервы, и вы точно ничего не забудете. Созвонитесь ещё раз со всеми участниками, подрядчиками, спикерами и напомните о мероприятии. И никогда ничего не оставляйте на утро мероприятия, поверьте вам будет чем заняться.

Время.

Как же хочется, чтобы в подготовке время останавливалось, но оно утекает. Поэтому научитесь грамотно всё планировать. Постарайтесь отдохнуть за день до мероприятия, ведь вы будете в центре внимания и нужно чтобы вы были бодры и сконцентрированы. Утром лучше подстраховаться и поставить несколько будильников или попросить знакомых вас разбудить. Также вы можете проконтролировать ваших коллег-организаторов.

На место проведения мероприятия стоит прибыть заранее. Если для подготовки зала вам нужно два часа, лучше приехать на 2,5-3 часа раньше. На площадке необходимо ещё раз проверить все оборудование, стол с регистрацией, пакеты участников, загружаются ли презентации и т.д.

Регистрация.

Одно из самых важных мест. Это первое, что видят участники, поэтому позаботьтесь, чтобы первое впечатление не было испорчено. Зону регистрации необходимо организовать заранее, ведь гости могут прибыть раньше намеченного срока. Разложите бейджи в группы по алфавиту, подготовьте список регистрации, папки или пакеты участников с раздаточным материалом. Обязательно подготовьте запасные бейджи для участников и спикеров. Все ваши помощники должны быть миловидными, добрыми, аккуратными и крайне быстрыми.

Во время регистрации обязательно аккуратно заносите гостей в список. Это позволит вам получить базу контактов заинтересованных потенциальных клиентов.

1

Старайтесь избегать очередей. Необходимое количество регистрирующих можно рассчитать, исходя из количества гостей, один работник на 30 гостей, регистрирующихся в течение часа. Если гостей очень много, то стоит поставить человека, который будет помогать им с навигацией. Также стоит позаботиться о том, чтобы выделить специального человека, который будет помогать гостям решать возникающие вопросы (например, гостя нет в списке или он не оплатил участие),  иначе скорость регистрации сильно замедлится и образуется очередь.

Будьте начеку и имейте план «Б», «В» и «Я»
В подготовке и организации мероприятия никогда не знаешь, что может произойти. Поэтому будьте готовы к решению срочных задач и мега срочных, кто-то не приехал, или заболел, что-то не работает или села батарейка, кому-то стало плохо и кому-то что чего-то не хватило. Это всё ваше мероприятие и чем быстрее вы устраните недочеты, тем более положительные отзывы вы получите.  
 
Научитесь благодарить.
Вы отлично поработали, собрали отзывы, посчитали сметы, написали отчеты. Но самое главное не забудьте поблагодарить всю команду помощников, которые были рядом, помогали и трудились, спикеров которые выступали у вас, волонтеров, партнеров, подрядчиков и, конечно же, участников. Сделайте небольшие подарки и вручите им: это всегда вызывает бурю положительных эмоций.

3

В заключение, хочется сказать, что подготовка к любому мероприятию - это всегда система задач и решений, как звений в цепи. Если какое-то звено сломалось, нужно максимально быстро соединить  цепь. От того насколько толстая и крепкая ваша цепь, зависит всё ваше мероприятие и дальнейшее мнение клиентов. Выполняя эти несложные рекомендации, можно избежать массы неприятностей.

 

Ваша команда профессионалов Z&G.Event

www.zg-event.ru

 

EMW 2016
БрендБеру
Eurasian Bussines Week
EMW 2015. Мастер-класс Н.Коро
EMW 2015. Екатеринбург
EMW 2015. Москва
100 франков Казань. Показ 2015
100 франков Казань. Конференция. 2015
Фото-выставка «В дикой природе Алтая»
100 франков Тюмень. Конференция. 2015
Большая дегустация франшизы "Семь пятниц"
100 франков Пермь. Показ 2015
Конференция "100 франков" Пермь, 2015
100 франков Екатеринбург
Конференция "100 франков" Екатеринбург, 2015
100 франков Челябинск. Показ
Конференция "100 франков" Челябинск 2015
Круглый стол "Продвижение Екатеринбурга в рамках FIFA 2018"
Конкурс на разработку логотипа г. Зарайска
Круглый стол "Брендинг Екатеринбурга"
EMW 2014. Екатеринбург
EMW 2014. Москва
EMW 2014. Вена
Каннские львы 2014 Казань
100 франков Тюмень. Показ 2014
100 франков Тюмень. Конференция. 2014
Каннские львы 2014 Пермь
Каннские львы 2014 Пермь. VIP
Форум «Деловой протокол и этикет» 29-30 мая 2014
100 франков в Екатеринбурге 2014
Евразийская неделя маркетинга 2013 (1-7 декабря)
Пляжный волейбол в ТЦ для FreeТайм
Каннские львы 2013 Казань (14 сентября)
Бренд 3.0 2013
Каннские львы 2013
Весна и Каннские львы 2013 Екатеринбург (30 марта)
Бренд 3.0 2012
Каннские львы 2012 Екатеринбург
Евразийская неделя маркетинга 2012
Евразийская неделя маркетинга 2011
EMW 2010