Новости
Вопрос-Ответ
Как выбрать компанию для проведения мероприятия?
Читать всё
Отзывы

Екатерина Стариченко, отдел маркетинга «Атомстройкомплекс», Каннские львы

Спасибо за львов! Это пожалуй, один из немногих случаев, когда мы целенаправленно идем смотреть рекламу, которая в повседневной жизни раздражает уже по факту своего существования. Спасибо организаторам, что им удается сделать из этого настоящее событие. Красиво и оригинально, дает повод улыбнуться и задуматься, и в принципе по-другому посмотреть на мир - ничего обычным не бывает, просто мы в рутине об этом забываем. Уральские криэйторы по мастерству не уступают. Будем ждать их на следующих львах

 

Читать всё
Задать вопрос

Особенности проведения мероприятий в других регионах

При подготовке и проведении мероприятия в собственном городе всегда приходится решать множество задач и учитывать массу нюансов, так что тогда говорить про организацию мероприятии в других регионах? Как сделать событие высокого уровня? Как работать с подрядчиками, и какие же особенности ждут при подготовке подобного Event’a?

Подготовку любого мероприятия в другом городе начините с поиска и мониторинга. Узнайте, кто на рынке лидер среди площадок, у кого высшие оценки. Какие СМИ наиболее посещаемы и читаемы жителями города. Каким компаниям доверяет ваша целевая аудитория. Если у вас получится наладить партнерские отношения с площадкой, которую все знают и посещают, вам будет намного проще решить большинство проблем. Рассмотрим с чем, придется столкнуться в работе:

1

О вас никто не знает.

Если в этом регионе вы проводите мероприятие  впервые, то люди не знают вас и пока что не доверяют. Отсутствие репутации может сыграть вам на руку – вашему мероприятию не повредит флер уникальности: «Впервые в Вашем городе!», «Уникальное событие!» и  другое. Но это небольшое утешение, если о вас не слышали. Всегда проще работать с уже проверенными партнерами, поэтому доверие вам придется завоевать. Также отсутствие известности может помешать вам, собрать публику на мероприятие, ведь люди еще не знают, насколько классным будет это событие! Впрочем, отсутствие репутации лучше, чем плохая репутация. Если вы работаете по франшизе, то может получиться так, что кто-то уже проводил мероприятие под этим брендом, и если мероприятие не удалось, то не ждите теплого приема. Избежать этого невозможно, но выстроить правильные мосты всегда стоит. Получите одобрение у лидеров мнений, крупных компаний, предоставьте все отзывы с прошлых мероприятий, фото и видео, что бы максимально показать свой уровень и профессионализм.  

2

Так как же привлечь партнеров и спонсоров на мероприятие?

Подумайте о тех выгодах, которые партнер получит от вашего сотрудничества, и предложите их. Возможно, есть что-то, что может зацепить этого конкретного партнера, что-то особенно «вкусное» для него. Возможно, именно на вашем мероприятии он сможет завести особенно полезные связи или больше узнать о потребностях целевой аудитории. В любом случае мероприятие, которое привлечет к себе большое внимание публики, будет интересно и спонсорам. Очень важно «заражать» партнеров энтузиазмом, если вы сами не приходите в восторг от своего мероприятия и не готовы работать для того, чтобы сделать его восхитительным, то маловероятно, что кто-то захочет сотрудничать с вами.

3

Площадка - наше всё

Другой особенностью будет выбор площадки для проведения мероприятия. Когда вы работаете с другим городом, вы гораздо хуже ориентируетесь в его географии. Если в описании сказано, что площадка находится «в деловом центре города», это совсем не значит, что месторасположение будет удобно для ваших гостей. Если есть возможность, уточните у местных жителей (например, у партнеров) насколько хороша эта площадка, или какая площадка, по их мнению, самая удобная или известная. Если такой возможности нет, то сверьтесь с картой. Также посмотрите отзывы о площадке на местных сайтах или поищите упоминания в новостях, возможно, там есть информация, которую вам нужно знать, прежде чем вы сделаете окончательный выбор.

Будет здорово, если в качестве площадки для проведения мероприятия вам удастся найти какое-то уникальное место. Это может быть конференц-зал на последнем этаже самого высокого здания в городе для конференции или кинозал с уникальной звуковой системой для показа.

5

Каналы продвижения

Обратите внимание на особенности продвижения в этом городе, возможно, есть какие-то каналы, которые не используются у вас, но очень эффективны в этом конкретном регионе. Например, в Тюмени эффективным методом оказалась продажа билетов через скидочные порталы, тогда как в Екатеринбурге люди практически не пользуются такими сервисами. Обратите внимание, что читает и где бывает ваша аудитория.

4

Дополнительных расходов не избежать

Вам понадобятся деньги на дорогу и такси, ведь ехать со всем необходимым багажом на общественном транспорте крайне неудобно. Выпишите номера местных такси заранее и скачайте на мобильный офф-лайн карту города – это может сильно облегчить вам жизнь, если придется искать поблизости магазин, аптеку или кафе. Кстати, о багаже, постарайтесь минимизировать вещи, которые надо взять с собой, например, напечатайте баннеры, сувенирную продукцию, сертификаты и т.д. в городе, где проводится мероприятие, тогда везти придется только сами конструкции.  Также можно сократить расходы на дорогу, поехав на мероприятие в меньшем составе. Чтобы люди не были перегружены, найдите местных волонтеров, многие студенты-маркетологи с радостью примут участие в организации.

Другой статьей, расходы на которую увеличиваются, если мероприятие проводится в другом городе, является связь. Уточните у своего оператора, какие услуги необходимо подключить, чтобы уменьшить расходы. По возможности, связывайтесь с партнерами по Skype или Viber – это практически бесплатно. Выезжая на мероприятие, обязательно  заранее подключите услуги роуминга на звонки и мобильный интернет.

5

Культурные особенности региона

У каждого региона есть свои культурные особенности, ежегодные праздники или мероприятия. Просмотрите местные форумы, обратите внимание на темы, которые волнуют местных жителей, что привлекает их внимание. Возможно, существуют какие-то местные традиции, которые стоит учесть. Также обратите внимание на финансовые возможности населения, это позволит установить стоимость билетов на должном уровне.

6

Транспорт непредсказуем

Чтобы предупредить возможные казусы, предусмотрите все транспортные проблемы. Пробки, поломки, опоздания и т.д.  Чтобы не опоздать на собственное мероприятие, купите билеты заранее. Заложите больше времени на подготовку, ведь любой транспорт может опоздать. Ни в коем случае не спускайтесь на лифте, когда едете на вокзал, будет очень обидно застрять в нем и опоздать на поезд. Обратите внимание на пробки, возможно площадка находится далеко от вокзала и это может стать проблемой. Для большего удобства можете заранее поинтересоваться ситуацией на дорогах с помощью интернет-сервисов.

8

Сказал и не сделал

Работая в регионе, чаще не знаешь репутацию своих подрядчиков, поэтому чтобы ваше мероприятие состоялась с наименьшими потерями – документируйте любые договоренности. Не доверяйте телефонным разговорам, все дублируйте в письме и, конечно же, составьте соглашение, которое будет заверено двумя сторонами. Все бумаги, подтверждающие обязательства, необходимо взять с собой. На всякий случай, имейте под рукой контакты других подрядчиков. Чтобы иметь дополнительные возможности управления  ситуацией, можно договориться с площадкой, чтобы их сотрудники проконтролировали доставку на площадку необходимых материалов.

После первого сложного года выхода на новый рынок, дальше будет проще. Ведь все партнеры, которые работали с вами в первый год вас уже знают, доверяют и будут рекомендовать другим. Так же и жители города в первый год побоялись придти на ваше мероприятие, зато на второй год сомнения развеяться. Оставайтесь оптимистами, ведь в любом случае, мероприятие, проводимое в другом регионе, открывает множество новых возможностей для продвижения, которые затмевают все трудности дистанционной организации.

Ваша команда профессионалов Z&G.Event

www.zg-event.ru

 

Другие стаьи:

Разрешение кризисных ситуаций на мероприятии

Важные моменты в подготовке и организации делового мероприятия

EMW 2016
БрендБеру
Eurasian Bussines Week
EMW 2015. Мастер-класс Н.Коро
EMW 2015. Екатеринбург
EMW 2015. Москва
100 франков Казань. Показ 2015
100 франков Казань. Конференция. 2015
Фото-выставка «В дикой природе Алтая»
100 франков Тюмень. Конференция. 2015
Большая дегустация франшизы "Семь пятниц"
100 франков Пермь. Показ 2015
Конференция "100 франков" Пермь, 2015
100 франков Екатеринбург
Конференция "100 франков" Екатеринбург, 2015
100 франков Челябинск. Показ
Конференция "100 франков" Челябинск 2015
Круглый стол "Продвижение Екатеринбурга в рамках FIFA 2018"
Конкурс на разработку логотипа г. Зарайска
Круглый стол "Брендинг Екатеринбурга"
EMW 2014. Екатеринбург
EMW 2014. Москва
EMW 2014. Вена
Каннские львы 2014 Казань
100 франков Тюмень. Показ 2014
100 франков Тюмень. Конференция. 2014
Каннские львы 2014 Пермь
Каннские львы 2014 Пермь. VIP
Форум «Деловой протокол и этикет» 29-30 мая 2014
100 франков в Екатеринбурге 2014
Евразийская неделя маркетинга 2013 (1-7 декабря)
Пляжный волейбол в ТЦ для FreeТайм
Каннские львы 2013 Казань (14 сентября)
Бренд 3.0 2013
Каннские львы 2013
Весна и Каннские львы 2013 Екатеринбург (30 марта)
Бренд 3.0 2012
Каннские львы 2012 Екатеринбург
Евразийская неделя маркетинга 2012
Евразийская неделя маркетинга 2011
EMW 2010