Новости
Вопрос-Ответ
Как выбрать компанию для проведения мероприятия?
Читать всё
Отзывы

Екатерина Стариченко, отдел маркетинга «Атомстройкомплекс», Каннские львы

Спасибо за львов! Это пожалуй, один из немногих случаев, когда мы целенаправленно идем смотреть рекламу, которая в повседневной жизни раздражает уже по факту своего существования. Спасибо организаторам, что им удается сделать из этого настоящее событие. Красиво и оригинально, дает повод улыбнуться и задуматься, и в принципе по-другому посмотреть на мир - ничего обычным не бывает, просто мы в рутине об этом забываем. Уральские криэйторы по мастерству не уступают. Будем ждать их на следующих львах

 

Читать всё
Задать вопрос

Разрешение кризисных ситуаций на мероприятии

Итак, наконец-то все готово к вашему мероприятию! Вы так долго вынашивали идею, так придирчиво отбирали спикеров и партнеров и так тщательно выверяли сценарий. Пришло время воплотить все в жизнь! Гости уже собираются (конечно же, вы организовали для них удобную регистрацию и понятную навигацию), выступающие на месте, аппаратура готова, что же делать вам? Как сделать так, чтобы все прошло без сучка и задоринки? На что действительно стоит обратить внимание, а что только отнимет время и силы?

Итак, прежде всего не надейтесь, что все пройдет точно по плану. Форс-мажоры неизбежны, не надо впадать в панику, надо быстро решать возникающие проблемы. У вас же заготовлены планы Б, В и Я? Итак, какие же сложности возникают чаще всего?

1

Кто-то не приехал или опаздывает.

Задерживается или совсем не прибудет спикер, часть команды или подрядчик. Особенно часто это случается, когда человек добирается из другого города или даже из-за рубежа. Даже если накануне вам подтвердили участие, от непредвиденных обстоятельств никто не застрахован. Все мы люди, и у каждого может случиться форс-мажор: задержали рейс, неожиданно подвело здоровье, сломался автомобиль. Чтобы исправить эту ситуацию,  держите под рукой запасные контакты. Если же нет возможности найти другого человека, постарайтесь максимально сгладить негативный эффект, например, измените тайминг, дав другим спикерам дополнительное время на выступление. Или запишите обращение спикера и покажите в прямом эфире мероприятия, пообещав участникам выслать презентацию и выступление спикера. 

Недопонимания с подрядчиками

Деловые взаимоотношения – особая область. Суета в день мероприятия может сыграть на руку недобросовестным партнерам, которые попробуют диктовать свои условия, когда вам некуда деваться. Чтобы избежать такого, все условия сотрудничества должны быть зафиксированы в письменном виде с подписями двух сторон. И чем более четко и ясно вы пропишите все детали, тем больше застрахуете себя.  Кроме того, переписка и соглашение должны быть под рукой. Это также поможет избежать недоразумений, ведь переговоры вы можете вести с одним человеком, а на площадке будет кто-то другой.

2

Проблемы со связью.

Связь – одна из самых важных вещей на площадке. Подвести может многое: телефон может сесть или сломаться, вай-фай на площадке отключиться, сигнал мобильного оператора исчезнуть.  Обязательно имейте при себе запасной телефон, зарядку и симку другого оператора, а также 3g модем. Это обезопасит вас. Если мероприятие проходит в другом регионе, то позаботьтесь о подключении тарифов для роуминга – это существенно сократит расходы. Так же можно настроить переадресацию, или подключить call-центр, это поможет существенно снизить поток входящих звонков.  

 

Непредвиденные расходы

Подробная смета – отличная вещь, но даже она не всегда может уберечь от неожиданных трат. При подготовке бюджета заложите от 1 до 5% не непредвиденные траты. Например, села батарейка, или нужны краски, не привезли футболки и надо срочно нанести логотип, или надо добираться с несколькими пересадками, всякое бывает.

Неправильное распределение функций

От работы вашей команды зависит успех мероприятия. Внимательно следите за тем, чтобы нагрузка распределялась равномерно, а обязанности делегировались. Замечайте особенности своих помощников,  чтобы максимально эффективно распределить задания. Назначайте ответственных, это поможет контролировать процесс, как подготовки, так и проведения мероприятия.

Слишком много алкоголя

Люди, перебравшие спиртного, не смогут насладиться мероприятием. Поэтому постарайтесь деликатно избежать этой проблемы. Прежде всего, не давайте людям сидеть и скучать – веселье не даст им выпивать слишком часто. Выносите алкоголь маленькими порциями, например,  «welcome drink» должен быть примерно 50 грамм на человека, но не более. Исключите из программы все алкогольные конкурсы, если же на мероприятии планируются тосты, то постарайтесь сократить их количество. Чтобы уменьшить эффект опьянения, выносите закуски с перерывом 20-30 минут, на сытый желудок алкоголь действует хуже.

4

Неверный тайминг

Составляя тайминг, вы становитесь нейрохирургом, потому что от правильности его составления будет зависеть всё ваше мероприятие. Всегда приезжих спикеров и гостей ставьте в первую половину дня, это позволит им улететь не слишком поздно. После обеда, всегда важно поставить сильного спикера, чтобы людей вывести из чувства расслабленности и сна. Очень полезны после обеда игры, интерактивы. Расписывайте поминутно приезд ваших подрядчиков и всегда с запасом, чтобы избежать опозданий, и не забудьте поставить их в известность о тайминге. Если же кто-то не приехал или опаздывает, постарайтесь не потерять внимание участников и не допустить чтобы им стало неинтересно или скучно.     

 

Погода

Внезапно испортившаяся погода может стать серьезной помехой. Заранее продумайте, что можно сделать, чтобы спасти мероприятие. Например, для праздника за городом возьмите с собой тенты, которые помогут укрыться от дождя. Прихватите специальные чехлы или накидки для аппаратуры. Так же подумайте о гардеробе, если погода прохладная, людям нужно будет где-то оставить зонты или пальто.

Мелкие неприятности

Непредвиденные ситуации могут случиться на любом мероприятии. Имейте при себе «джентльменский набор»: запасные колготки, блузку и обувь, аптечку, суперклей, иголку с ниткой, дополнительный скотч и бумагу, а главное людей,  которые смогли бы сбегать или принести или купить. И главное без паники, чтобы не один ваш гость не заметил, что что-то идет не по плану.

7

Во всех не предвиденных ситуациях оставайтесь на позитиве, ведь в event нет ничего невозможного, все можно подкорректировать и показать в лучшем свете. Имейте все при себе и лучше с запасом. Но и не забывайте о том, что 60% успешности мероприятия зависит от его тщательной подготовки.  

 

Ваша команда профессионалов Z&G.Event

www.zg-event.ru

EMW 2016
БрендБеру
Eurasian Bussines Week
EMW 2015. Мастер-класс Н.Коро
EMW 2015. Екатеринбург
EMW 2015. Москва
100 франков Казань. Показ 2015
100 франков Казань. Конференция. 2015
Фото-выставка «В дикой природе Алтая»
100 франков Тюмень. Конференция. 2015
Большая дегустация франшизы "Семь пятниц"
100 франков Пермь. Показ 2015
Конференция "100 франков" Пермь, 2015
100 франков Екатеринбург
Конференция "100 франков" Екатеринбург, 2015
100 франков Челябинск. Показ
Конференция "100 франков" Челябинск 2015
Круглый стол "Продвижение Екатеринбурга в рамках FIFA 2018"
Конкурс на разработку логотипа г. Зарайска
Круглый стол "Брендинг Екатеринбурга"
EMW 2014. Екатеринбург
EMW 2014. Москва
EMW 2014. Вена
Каннские львы 2014 Казань
100 франков Тюмень. Показ 2014
100 франков Тюмень. Конференция. 2014
Каннские львы 2014 Пермь
Каннские львы 2014 Пермь. VIP
Форум «Деловой протокол и этикет» 29-30 мая 2014
100 франков в Екатеринбурге 2014
Евразийская неделя маркетинга 2013 (1-7 декабря)
Пляжный волейбол в ТЦ для FreeТайм
Каннские львы 2013 Казань (14 сентября)
Бренд 3.0 2013
Каннские львы 2013
Весна и Каннские львы 2013 Екатеринбург (30 марта)
Бренд 3.0 2012
Каннские львы 2012 Екатеринбург
Евразийская неделя маркетинга 2012
Евразийская неделя маркетинга 2011
EMW 2010